در این جلسات گاها تصمیمات و تغییرات مهمی شکل می گیرد که از نظر قانونی و اداره ثبت لازم است که به صورت رسمی ثبت گردند. به طور مثال تغییر در اساسنامه، اعضای هیات مدیره و نقل و انتقال سهام جزء تغییرات مهمی هستند که باید صورتجلسه آن ها در اداره ثبت شرکت ها ثبت گردد. روال ثبت این تغییرات در حال حاضر به صورت اینترنتی و از طریق سامانه اداره ثبت صورت می گیرد.
انواع ثبت تغییرات شرکت
تغییرات مهمی که لازم است برای آن ها صورتجلسه به شکل رسمی ثبت گردد، شامل موارد ذیل است:
. افزایش و یا کاهش سرمایه در شرکت
. تغییر در نام شرکت
. هر گونه تغییر در موضوع فعالیت شرکت
. نقل و انتقال سهام شرکت
. هر گونه تغییر و اصلاح در اساسنامه
. تغییر آدرس محل شرکت
. تغییر در مدت زمان فعالیت شرکت
. ایجاد و یا تغییر در شعبه های شرکت
. برگزاری انتخابات برای تعیین بازرس یا بازرسین و یا تمدید مدت زمان ماموریت بازرسین فعلی
. برگزاری انتخابات برای تعیین اعضای هیات مدیره
. مشخص کردن و یا تغییر دادن سمت اعضای هیات مدیره
. ثبت انحلال شرکت
برای مورد تغییر نام شرکت، لازم به ذکر است که علیرغم توصیه های فراوان در زمینه انتخاب نام مناسب ، گاها نیاز به تغییرات احساس خواهد شد. به عنوان مثال شرکتی را در نظر بگیرید که نام شرکاء در نام شرکت قید شده است و حال یکی از این شرکاء از شرکت خارج می شود بنابراین لازم است تا این نام تغییر نماید. در نتیجه چون پروسه تغییر نام شرکت تا حدی زمانبر است بهتر است از ابتدا زمان و دقت کافی برای انتخاب آن صرف شود.
روش های ثبت تغییرات در شرکت
برای ثبت تغییرات شرکت بهتر است بدانید که سه صورتجلسه مهم در یک شرکت وجود دارد. جلسه هیات مدیره، مجمع عمومی عادی و مجمع عمومی فوق العاده این سه مورد می باشند.
. در مجمع عمومی عادی که معمولا سالانه برگزار می شود باید حداقل نصف به اضافه یک نفر از تعداد سهامداران، حضور داشته باشند. از وظایف این مجمع می توان به این موارد اشاره کرد: انتخاب اعضای هیات مدیره با برگزاری انتخابات، انتخاب بازرس یا بازرسان و استماع گزارش سالانه آن ها، بررسی سود و زیان سالانه شرکت در زمینه تصویب ترازنامه، تقسیم کردن سود و منفعت شرکت، قبول و یا رد نمودن پیشنهادات هیات مدیره، بازرسان و سهامداران.
. مجمع عمومی فوق العاده برای شرایط خاص و اضطراری تشکیل می شود. در واقع تصمیماتی که در مباحث عادی شرکت قرار نمی گیرند و یا حالت ضروری برای آن به وجود می آید، در این مجمع بررسی و تصویب می گردند. در این مجمع مباحثی از جمله تغییر نام شرکت، ایجاد تغییرات در اساسنامه شرکت، انحلال شرکت قبل از رسیدن موعد مقرر و تغییر در موضوع فعالیت مطرح می شود.
. جلسات هیات مدیره برای بررسی فعالیت و عملکرد شرکت تشکیل می شود و با توجه به زمان بندی از قبل تعیین شده ممکن است هر ماه تشکیل گردد. در این جلسات مدیرعامل شرکت انتخاب می شود که می تواند یکی از اعضای هیات مدیره و یا خارج از آن باشد. به عملکرد مدیر عامل رسیدگی شده و حسابرس تعیین و عملکرد آن بررسی می شود. هم چنین برای تصمیم گیری های مالی و شرایط خاص و مدیریت آن از سوی هیات مدیره این جلسه برگزار می گردد.
مدارک مورد نیاز برای ثبت تغییرات شرکت
برای انجام ثبت تغییرات در سامانه ثبت مدارک ذیل لازم است:
. مدارک شناسایی کلیه اعضای هیات مدیره شامل شناسنامه و کارت ملی
. کپی آگهی تاسیس و آخرین تغییرات شرکت
. اگر تغییرات در خصوص نقل و انتقال سهام باشد باید برگه دارایی نیز ارائه گردد
. برای شرکت با مسئولیت محدود ارائه کپی شرکت نامه لازم است
. داشتن اظهارنامه برای شرکت از نوع سهامی خاص ضروری است
. برای موسسات غیرتجاری داشتن کپی اقرارنامه لازم است
. صورتجلسه تغییرات باید ارائه گردد
. مشخص کردن میزان سرمایه ثبتی شرکت
. شناسه ملی، شماره ثبت و نام کامل شرکت باید مشخص باشد
. لیست کامل سهامداران و دارندگان سهم الشراکه شرکت و میزان سهام هر یک از آن ها باید مشخص شود
. اگر شرکت منحل می گردد، باید تمامی اعضاء حضور داشته باشند
مراحل ثبت تغییرات شرکت
در حال حاضر ثبت تغییرات شرکت به صورت اینترنتی از طریق سامانه اداره ثبت شرکت ها به آدرس https://irsherkat.ssaa.ir انجام می گیرد که در بخش زیر توضیح داده می شود :
. تنظیم و ارائه گزارش صورتجلسه و به امضاء رسیدن آن توسط کلیه شرکاء
. مراجعه به آدرس سایت سامانه اداره ثبت شرکت ها
. وارد شدن به بخش مربوطه ثبت تغییرات
. انتخاب گزینه مربوط به استان و اداره ثبت مربوط به آن
. وارد کردن اطلاعات شرکت به طور کامل
. شناسه ملی شرکت در این مرحله وارد می شود
. اگر شناسه ملی شرکت در دسترس نباشد، شماره ثبت شرکت را می توان وارد کرد
. نوع صورتجلسه اعم از هیات مدیره، مجمع عمومی عادی و یا مجمع عمومی فوق العاده باید مشخص گردد
. تعداد اعضای حاضر در جلسه وارد شود
. مشخصات کامل اعضای حاضر ثبت گردد
. فردی که این اطلاعات از طرف ایشان وارد سامانه می شود باید مشخص شود و سمت وی وارد گردد
. تاریخ، محل و ساعت آغاز و پایان جلسه وارد شود
. وارد کردن کلیه تصمیماتی که در جلسه مربوطه اخذ شده است
. ثبت سمت اشخاص در شرکت
. مشخص نمودن ارتباط اشخاصی که در جلسه حاضر بودند
. تاییدیه مدارک مورد نیاز
. متن صورتجلسه باید در قسمت تعیین شده قرار بگیرد
. دریافت تاییدیه پذیرش برای ارائه صورتجلسه مکانیزه به اداره ثبت شرکت ها
مدت زمان لازم برای ثبت تغییرات شرکت
بعد از این که تمام مراحل ثبت در سامانه بدون هیچ گونه مشکلی انجام گرفت و مورد تایید قرار گرفت، یک شماره پیگیری داده می شود و در آخر سامانه اعلام می نماید که در ظرف ۳ روز آینده فرصت وجود دارد تا به صورت فیزیکی مدارکی که در سامانه اعلام شده به اداره ثبت شرکت ها ارسال شود.
ارسال این مدارک تنها از طریق باجه های پستی منتخب اداره ثبت شرکت ها باید انجام شود. در شرایطی که کلیه این مراحل به درستی صورت گیرد و تمامی مراحل بدون اتلاف وقت و طبق روال انجام شود نهایتا به مدت ۱۰ روز ثبت تغییرات شرکت به اتمام می رسد و باید آگهی آن در روزنامه رسمی چاپ گردد.
هزینه مورد نیاز برای ثبت تغییرات شرکت
برای میزان هزینه ثبت تغییرات شرکت، باید گفت که این موضوع وابسته به چند عامل است. نوع تغییرات انجام گرفته در درجه اول اهمیت است چرا که با توجه به آن تعداد صورتجلساتی که باید تنظیم گردد مشخص می شود. به علاوه برخی از این تغییرات مدارک و اطلاعات بیشتری را لازم دارند که باید آماده گردد. چاپ آگهی در روزنامه رسمی هزینه دیگری است که باید آن را در نظر گرفت و پرداخت نمود.
در صورتی که از وکیل برای این منظور استفاده شود، باید هزینه حق الوکاله نیز محسوب شود و به هزینه های ثبت تغییرات اضافه گردد. در نهایت باید اشاره کرد که این پروسه ثبت تغییرات، مفهوم بسیار مهم و دقیقی است و باید با آگاهی و دقت کامل انجام گیرد تا از طرف اداره ثبت شرکت ها برگشت نخورده و مورد پذیرش واقع گردد.