همانطور که میدانید کارمندان بیشترین ساعات کار خود را در اتاق های کاری خود میگذرانند؛ از این رو چیدمان اتاق کار تا حد بسیار زیادی دارای اهمیت می‌باشد. چنانچه چیدمان اتاق کار به صورت بهینه باشد مزیت های بسیار زیادی برای صاحبین کسب و کار و کارمندان دارد.
مهم ترین و اولین مزیت چیدمان محل کار بالا بردن بهروری کارمندان می‌باشد. زمانی که کارمندان از لحاظ روحی، در مدت زمان ساعات کاری آسوده بوده و آرامش داشته باشند، انگیزه آنان برای ادامه کار افزایش پیدا میکند. در نظر داشته باشید هر چه محیط کار کارمندان دارای فضایی زیباتر و طبق اصول چیدمان باشد خلاقیت آنان نیز افزایش پیدا میکند سوالی که اکنون به وجود می‌آید این است که بهترین چیدمان محیط کار چیست ؟ برای پاسخ به این سوال کافیست تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.
اصول چیدمان اتاق کار کارمندان
همانطور که پیش تر هم گفتیم چیدمان اتاق کار دارای اهمیت بسیار زیادی است، زیرا ساعات طولانی کارمندان در پشت میز اداری خود سپری میکنند و اگر همه چیز تکراری و کسل کننده باشد راندمان کاری کارمندان کاهش پیدا میکند. شما میتوانید با استفاده چند ایده ساده که در ادامه به آن اشاره خواهیم کرد، محیط کار خود را دکوراسیون کنید.
۱- استفاده از نور طبیعی و مصنوعی مناسب
یکی از مهم ترین نکاتی که باید در چیدمان محیط کار در نظر گرفت، استفاده و بهروری از نور طبیعی است. بر اساس تحقیقاتی که انجام شده نور طبیعی باعث افزایش دید و بالا رفتن روحیه کارمندان می‌شود و از خستگی چشم جلوگیری کرده؛ همچنین نور طبیعی با کنترل ملاتنین قدرت تفکر و تمرکز را نیز بالا برده و از خواب آلودگی افراد جلوگیری میکند.
در برخی از مواقع نور طبیعی برای روشنایی محیط کار کافی نیست و شما نیازمند کمک گرفتن از نور مصنوعی می‌باشد . در این مرحله میتوانید با توجه به ابعاد محیط کاری خود از انوع نور مصنوعی استفاده کرده، یکی از مهم ترین نور های مصنوعی که در دکوراسیون محیط کار استفاده می‌شود نورهای سقفی است که از برخورد مستقیم نور جلوگیری کرده و از خسته کنندگی نور های مصنوعی جلوگیری میکند
بهتر است در زمان چیدن محیط کار خود، از قرار دادن مبلمان اداری در برابر منابع نور طبیعی مانند پنچره خود داری نمایید. همچنین حدالامکان از پرده های ضخیم نیز استفاده نکنید تا نور تماما وارد محیط کار شود به یاد داشته باشید موقع استفاده از نور های مصنوعی زیاده روی نکنید، زیرا نور های مصنوعی باعث ایجاد خواب آلودگی و خستگی چشم می‌شوند و ممکن است باعث کاهش بازدهی کارکنان شود.
۲- فضای کار آزاد و منعطف
هنگام چیدمان اتاق کار از وجود فضای کافی برای رفت و آمد کارمندان و مراجعه کنندگان مطمئن باشد. به یاد داشته باشید در هنگام خرید صندلی اداری و میزاداری و دیگر لوازم و ملزومات اداری به ابعاد محیط کار خود توجه کنید تا با مدیریت در چیدمان اتاق کار بتوانید فضایی برای رفت و آمد آزاد ایجاد کنید تا علاوه بر فراهم کردن آزادی رفت و آمد کارمندان نکات ایمنی را نیز زعایت کرده باشید.
یکی از این نکات فنی و ایمنی این است که در زمان وقوع موارد اضطراری همانند آتش سوزی فضای کافی وجود داشته باشد تا کارمندان از ساختمان خارج شوند. بنابراین قبل از خرید انواع مبلمان اداری ابعاد را در نظر گرفته و مناسب با ابعاد ساختمان خود بهترین و متناسب ترین خرید مبلمان اداری را داشته باشید.
۳- استفاده از کمد ها و فایلینگ های اداری
اغلب کارمندان از کشو های میز خود برای نگهداری اسناد و کاغذ های اداری استفاده میکنند اما تصور کنید اگر تعداد این کاغذ ها و اسناد بیشتر از حجم کشو ها باشد نیاز است تا از فایلینگ و کمد های بایگانی برای نگهداری فاکتور ها و اسناد مهم خود استفاده کنید
با استفاده از فایلینگ های اداری دیگر اسناد و مدارک اداری شما به صورت مرتب دسته بندی شده و به راحتی در هر زمانی که بخواهید میتوانید به مدارک دسترسی داشته باشید.
۴- از مبلمان اداری با کیفیت استفاده کنید
شما میتوانید انواع مختلفی از مبلمان اداری را در بازار با هر قیمت و کیفیتی پیدا کنید اما نکته ایی که باید به آن توجه کنید این است که خرید مبلمان اداری ارزان نیاز شما را برطرف خواهد کرد و آیا دوامی که مد نظر شما است را دارد؟
استفاده از مبلمان با کیفیت نه تنها باعث ایجاد طراوت در محیط کار می‌شود بلکه برای مدت زمان طولانی میتوانید از آن استفاده کنید زیرا در این صورت کارمندان شما به درستی درک میکنند که به سلامتی جسمی و روحی آنان برای شما ارزشمند است. برای مثال میتوانید در هنگام خرید صندلی اداری صندلی های ارگونومیک خریداری کنید تا کارمندان آسیب جسمانی کمتری ببینند و یا در هنگام انتخاب میز میتوانید از انواع میز های مدرن با کیفیت استفاده نمایید. در هنگام انتخاب و خرید میز کنفرانس، میز کنفرانسی را خریداری کنید که بتوانید به راحتی تمام اعضا را ببینید.
۵- در چیدمان میز کار دقت کنید
تحقیقات نشان می‌دهد که هر فرد بدلیل بی نظمی میز کار خود ممکن است روزانه یک ساعت ضرر کند زیرا در این تایم بیشتر افراد وقت خود را برای مرتب کردن میز و پیدا کردن وسایل و مدارک مورد نیاز سپری میکنند.
میز کارمندان اولین مکانی است که افراد نظرشان به آن جلب می‌شود بنابراین بهتر است میز کار شما مرتب باشد تا هم راندمان کاری بهتری داشته باشید و هم در دید مراجعه کنندگان مرتب باشید به این منظور میتوانید از ست های رومیزی برای میز کارمندی استفاده کنید و از قرار دادن بیش از حد وسائل شخصی بر روز مسز خودداری کنید.
۶- از گیاهان استفاده کنید
یکی دیگر از نکاتی که در چیدمان اتاق کار بهتر است رعایت کنید استفاده از عناصری مانند گلدان ها و گیاهان سبز می‌باشد. استفاده از گیاهان باعث ایجاد فضایی آرامبخش و پر نشاط می‌شود. گیاهان با اثر آرام بخش باعث می‌شوند تا تمرکز کارمندان افزایش یابد. استفاده از گیاهان گل دار نیز میتواند تاثیر مثبتشان بر روحیه کارمندان بیشتر شده و در نتیجه راندمان کاری آنان افزایش یابد. از فواید استفاده از گیاهان میتوان به نکات زیر اشاره کرد:
- گیاهان باعث ایجاد فضای بصری زیبا می‌شوند.
- بعضی از گیاهان خاصیت تصویه هوا دارند.
- وجود گیاهان در محیط کار باعث ایجاد خلاقیت در بین کارکنان می‌شود.
- گیاهان باعث افزایش کارایی کارمندان می‌شوند.
۷- از مبل های انتظار استفاده کنید
اگر محل کسب و کار شما دارای مراجعه کننده است بهتر است از مبل اداری مناسب استفاده کنید. شما میتوانید این مبل اداری را در انوع مبل های مدرن و کلاسیک تهیه کنید. با استفاده از مبل های اداری شما به مراجعه کننده خود این حس را می‌دهید که برای شما دارای اهمیت هستند.
همچنین با استفاده از مبل اداری برای مراجعه کنندگان خود مسیر حرکتی آنان را نیز مشخص می‌نمایید. همچنین میتوانید دراتاق مدیریت از نیم ست اداری استفاده کنید.
۸- فضای استراحت داشت باشید
هر کارمند در طول روز نیاز دارد تا دقایقی را استراحت کند در تحقیقات انجام شده نشان داده شده، این استراحت های کوتاه در طول روز باعث می‌شود تا تمرکز نیروی کار شما افزایش یابد به همین دلیل بهتر است، در هنگام طراحی و دکوراسیون داخلی محیط کار فضایی جدا گانه برای استراجت کارمندان خود در مظر بگیرید.
برای داشتن فضایی مجزا برای استراحت نیاز نیست از فضاهای بزرگ استفاده کنید در بسیاری از موارد میتوانید با استفاده از پارتیشن اداری با صرف هزینه و زمان کمتر فضایی برای استراحت نیروی کار اختصاص دهید. از مزایای استفاده از فضای استراحت جداگانه میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- کارمندان به صورت غیر رسمی با هم برخورد خواهند کرد و صمیمیت آن ها افزایش می‌یابد.
- استراحت در طول روز منجر به افزایش کارایی کارکنان می‌شود.
- گاها در اتاق های استراحت میتوانید جلساتی غیر رسمی با کارمندان خود داشته باشید.
- در برخی از موارد این اتاق های استراحت به محلی برای تبادل تجارب کارمندان و در نتیجه ایجاد طوفان فکری در بین کارمندان شما می‌شود.
اگر استارتاپ هستید و فضای شادتری دارید و میخواهید کارمندانتان پویایی بیشتری داشته باشند میتوانید در اتاق های استراحت فضایی برای سرگرمی کارمندان در نظر بگیرید مثلا میتوانید از تلوزیون، کنسول بازی، میز فوتبال دستی و... برای کارمندان خود استفاده کنید.
۹- از طراح کمک بگیرید
شما میتوانید برای داشتن چیدمان اصولی محیط کار از طراح دکوراسیون داخلی کمک بگیرید، طراحان دکوراسیون با استفاده تخصص و تجاربی که دارند میتوانند به شما در خرید مبلمان اداری با کیفیت و متناسب با ابعاد محیط کار به شما کمک میکنند تا بهترین انتخاب و بهترین دکوراسیون اداری را داشته باشید.
جمع بندی
برای چیدمان اتاق کار نیاز به استفاده از ملزومات اداری خاصی ندارید تنها کافی است تا بهترین ملزومات را با کیفیت بالا تهیه کنید و با اجرا کردن اصولی مانند استفاده کردن از نور طبیعی خورشید، استفاده از گیاهان، ساخت فضای استراحت، استفاده از فایلینگ ها و بررسی نحوه چیدمان میز اداری محیط کار را به فضایی دلنشین برای خود، نیروی کارتان و حتی مراجعین تبدیل کنید.