برای شفافیت در معاملات سایت مزایده و مناقصه کشور، قوانینی وضع شده است که هر یک از سازمان‌های دولتی باید این مقررات را در برگزاری جلسات مناقصات و مزایدات رعایت کنند. این قوانین در ماده و تبصره‌های بسیاری تنظیم شده است که در ادامه به اختصار به برخی از آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
تقسیم‌بندی معاملات
طبق قوانینی که برای مناقصات در نظر گرفته شده است، معاملات به سه گروه معاملات کوچک، متوسط و بزرگ طبقه‌بندی می‌شوند. معاملات کوچک معاملاتی هستند که مبلغ معامله کمتر از ۲۰ میلیون ریال باشد. معاملاتی در گروه متوسط قرار می‌گیرند که مبلغ معامله بیش از ۲۰ میلیون ریال و تا سقف ۱۰ برابر ۲۰ میلیون تومان باشد. در معاملات بزرگ مبلغ معامله بیش از ۱۰ برابر سقف معاملات کوچک در نظر گرفته می‌شود.
طبقه‌بندی مناقصات
قانون دیگر که در معاملات مناقصات به آن توجه می‌شود، طبقه‌بندی انواع مناقصات است که آن‌ها را از لحاظ بررسی به صورت تک مرحله‌ای یا دو مرحله‌ای طبقه‌بندی می‌کنند. در معاملات تک مرحله‌ای بدون نیاز به ارزیابی فنی بازرگانی، پاکت شرکت کنندگان را در یک جلسه باز و در همان جلسه برنده را اعلام می‌کنند. اما در معاملات دو مرحله‌ای کمیته فنی بازرگانی ارزیابی‌های فنی را انجام می‌دهد، پیشنهادت را به کمیسیون گزارش می‌دهد، سپس برنده را اعلام می‌کند.
از لحاظ دعوت، معاملات به صورت عمومی و محدود برگزار می‌شوند. در مناقصات عمومی فراخوان به صورت آگهی عمومی منتشر می‌شود، اما در مناقصه محدود به صورت دعوتنامه از شرکت کنندگان دعوت به عمل می‌آورند.
فراخوان مناقصه
در فراخوان مناقصه باید موارد مهم از جمله نام مناقصه‌گزار و نشانی، نوع خدمات یا محصول، مبلغ پایه، میزان تضمین، زمان، محل و مهلت دریافت اسناد، همچنین تاریخ بازگشایی پاکت‌ها در آگهی درج شود. انتشار آگهی تنها محدود به روزنامه‌های کثیرالانتشار نیست و می‌توان در سایت مزایده و مناقصه کشور نیز آگهی‌ها را منتشر کرد. در سایت ارتباط گستران هزاره، با در نظر گرفتن برخی از فاکتورها، آگهیهای مزایدات و مناقصات به صورت طبقه بندی شده برای سهولت دسترسی کاربر، منتشر می‌شوند.
برگزاری مناقصه
برای برگزاری مناقصه باید ابتدا منابع مالی تامین شود. سپس با مشخص کردن معامله که می‌تواند عمومی یا محدود، دو مرحله‌ای یا تک مرحله‌ای باشد، اسناد مناقصه باید تهیه شوند. اسناد مناقصه که می‌تواند شامل موارد مختلف از جمله برنامه‌ریزی در خصوص تحویل کالا یا انجام پروژه باشد نیز، باید به گونه‌ای منتشر شوند که همه داوطلبان بتوانند به این اسناد دسترسی پیدا کنند. تمامی اطلاعات و اسناد توسط مزایده‌گر در سه پاکت مجزا پاکت الف شامل تضمین‌ها، پاکت ب شامل پیشنهاد فنی بازرگانی و پاکت ج قیمت پیشنهادی قرار داده می‌شود و در تاریخ مشخص شده، ارسال می‌شوند.
در معاملات مناقصات، ارزیابی مناقصه‌گران نیز انجام می‌شود. این ارزیابی شامل بررسی کیفیت محصولات و خدمات، میزان تجربه و دانش مزایده‌گر، میزان سابقه، داشتن گواهینامه و پروانه کار و توان مالی خواهد بود.
بازگشایی پاکت‌ها
برای بازگشایی پاکت‌ها ابتدا یک لیست از کسانی که اسناد را ارسال کرده‌اند، تهیه می‌شود. ابتدا پاکت الف، سپس پاکت ب و در نهایت پاکت ج را بازگشایی می‌کنند. اگر مفاد هر یک از پاکت‌ها ناقص باشد، پاکت‌ها به مناقصه‌گر استرداد داده می‌شود. قانون گفته است اگر پاکت ب تایید نشود، پاکت ج باز نمی‌شود و تمام مدارک با هم استرداد داده می‌شوند. از دیگر قوانین مناقصه این است که به هنگام بازگشایی پاکت‌ها فرد شرکت کننده یا نماینده قانونی او می‌تواند در روز بازگشایی پاکت‌ها حضور پیدا کند.
انعقاد قرارداد
مبلغ پرداختی تضمین برنده اول و دوم، توسط مناقصه گزار ضبط می‌شود تا زمانی که برنده اول نسبت به قرارداد اقدام کند. با انجام قرارداد، مبلغ تضمین نفر دوم بازگردانده می‌شود. با فرد برنده یک قرارداد منعقد می‌شود که در این قرارداد تعهداتی که شرکت کننده آن‌ها را تایید کرده است، ذکر می‌شود.
مقررات لغو معامله
طبق قانون برخی از مناقصات در شرایط خاص می‌توانند لغو و مجدداً برگزار شوند. اگر تعداد مناقصه‌گران به حد نصاب نرسد، معامله لغو و مجدداً مناقصه برگزار می‌شود. همچنین اگر برنده اول و برنده دوم نسبت به عقد قرارداد متعهد نباشند، جلسه را مجدداً برگزار می‌کنند. بالا بودن قیمت پیشنهادی که توجیه اقتصادی نداشته باشد و بررسی به برخی از شکایات نیز می‌توانند جلسه را لغو کنند.
همچنین قانون برای برخی از موارد به طور کامل لغو برگزاری جلسه مناقصه را اعلام می‌کند. اگر سازمان مربوطه نیاز خود را برطرف کرده باشد و نیاز به کالا یا خدمات نداشته باشد، در اسناد مناقصه نیاز به تغییرات اساسی باشد، پیشامدهای غیرمتعارف همچون سیل و زلزله رخ دهد، تبانی بین مناقصه‌گران تایید شود، به طور کامل مناقصه لغو می‌شود.
سخن پایانی
به طور کلی می‌توان گفت قوانین و مقرراتی که برای معاملات مناقصه در نظر گرفته می‌شوند، برای معاملات مزایده نیز آن‌ها را لحاظ می‌کنند. تنها تفاوتی که بین قوانین معاملات مزایده و مناقصه وجود دارد این است که در معاملات مناقصه، مناقصه‌گر باید کمترین قیمت پیشنهادی را اعلام کند. اما در مقابل برای شرکت در مزایده باید بالاترین قیمت پیشنهادی خود را اعلام کند.