امروزه اکثر سازمان‌ها در سراسر جهان تلاش می‌کنند تا همگام با پیشرفت تکنولوژی، استفاده از ابزار نوین را در کسب‌وکار خود رواج دهند. نرم افزار کلندر سازمانی ابزاری کاربردی برای ثبت و پیگیری رویدادها و وقایع است تا برنامه‌ها در زمان درست انجام شوند و اعضای تیم در جریان آن‌ها قرار گیرند.
بااین‌حال تعدد این برنامه‌ها ممکن است شما را در گزینش بهترین نرم افزار تقویم سازمانی سردرگم کند و انتخاب را برایتان دشوار کند. ازاین‌رو تصمیم داریم در این مطلب ضمن پرداختن به اهمیت استفاده از این ابزار اساسی، یکی از بهترین نرم‌افزارهای تقویم سازمانی ایرانی را نیز به شما معرفی کنیم. اگر به فکر استفاده از ابزاری قدرتمند برای سامان‌دهی فعالیت‌های سازمان خود هستید، تا پایان همراه ما باشید.
نرم افزار تقویم سازمانی چیست؟
فعالیت در رسانه‌های مختلف و افزایش حجم کارها سبب شده که نیاز به ابزاری دقیق برای برنامه‌ریزی و مدیریت زمان بیش‌ازپیش احساس شود؛ زیرا به یاد سپردن چندین جلسه و رویداد کار آسانی نیست و وجود ابزاری که همواره این وظایف را به اعضای تیم یادآور شود، کمک بزرگی به گروه تلقی می‌شود.
نرم افزار کلندر یا تقویم سازمانی برنامه‌ای هدفمند برای ثبت رویدادها، جلسات و وقایع مهم در بازه زمانی مشخص است. این نرم‌افزار همچون دستیاری هوشمند برای مدیران و پرسنل عمل می‌کند تا با ثبت رویدادها در مکانی متمرکز، هیچ برنامه‌ای از دست نرود.
این نرم افزارها به اجرای هرچه بهتر و دقیق‌تر جلسات کمک کرده و با اعلان رویدادها نمی‌گذارد از برنامه خود عقب بیفتید. به‌کارگیری این ابزار منجر به بهینه‌سازی وظایف کارکنان، تحویل به‌موقع پروژه‌ها، برگزاری منظم جلسات و حضور مؤثر در قرارهای ملاقات می‌شود. همچنین اگر با تیم‌های دورکار همکاری دارید، با نصب این برنامه می‌توانید آن‌ها را نیز در جریان اطلاعات و رویدادهای مهم سازمان قرار دهید و به نظم و هماهنگی بیشتر میان تیم‌ها کمک کنید.
استفاده از نرم افزار تقویم سازمانی چه مزایایی دارد؟
امروزه استفاده از نرم افزار کلندر سازمانی به ضرورتی انکارناپذیر برای سازمان‌ها تبدیل شده و عدم استفاده از آن به‌معنای عقب افتادن از برنامه‌ها و رقبا است. اگرچه تهیه و نصب این نرم‌افزار کار چندان سختی نیست، اما استفاده از آن در تیم مزایای بی‌شماری دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
بهبود برنامه‌ریزی و مدیریت زمان
مدیریت زمان یکی از مهارت‌های اساسی کارکنان است که در دنیای امروزی با وجود رقابت‌های شدید، ضرب‌الاجل‌ها و تغییرات ناگهانی بازار، نیاز به آن بیشتر شده است. به همین دلیل سازمان‌ها باید از منابع موجود دقیق‌تر استفاده کنند و برنامه‌ای بهینه برای رسیدگی به وظایف خود داشته باشند.
از طرفی، حجم بالای فعالیت‌های روزانه، همکاری با تیم‌های دورکار و برگزاری رویدادهای متعدد سبب شده که به‌یادآوردن تمام وظایف برای افراد کمی چالش‌برانگیز شود. همچنین ثبت دستی وظایف و جلسات نیز چندان هوشمندانه به نظر نمی‌رسد و سبب اتلاف وقت و منابع می‌شود. اینجاست که با نصب نرم افزار تقویم وظیفه به خاطر سپردن رویدادها را از گردن خود برمی‌دارید و به کمک این ابزار، برنامه‌ریزی و مدیریت زمان را بهبود می‌بخشید.
با وجود این تقویم هم‌پوشانی میان جلسات و وظایف صورت نمی‌گیرد و نظم در فعالیت‌های روزانه، هفتگی و ماهانه افزایش پیدا می‌کند. همچنین در این نرم‌افزار زمان دقیق پروژه‌ها و جلسات ثبت می‌شود و از راه‌های مختلف زمان آن‌ها به اعضا اعلام می‌شود تا افراد در زمان مقرر برای انجام وظایف خود برنامه‌ریزی کنند.
افزایش مسئولیت‌پذیری و هماهنگی میان اعضا
اطلاع‌رسانی درباره رویدادها، زمان مصاحبه‌ها، قرار ملاقات‌ها، تحویل پروژه‌ها و برگزاری جلسات سبب می‌شود تا اعضای تیم از مسئولیت‌های خود مطلع شوند. در تقویم سازمانی، وظایف کارکنان به‌صورت شفاف نمایش داده می‌شود و افراد نمی‌توانند از زیر آن‌ها شانه خالی کنند و باید مسئولیت وظایف‌شان را به‌عهده بگیرند. با وجود این نرم‌افزارِ کاربردی تداخل میان برنامه‌ها نیز کم می‌شود که منجر به افزایش انسجام و هماهنگی در سازمان می‌شود.
کاهش استرس و فشار کاری
نرم افزار تقویم سازمانی ضمن افزایش هماهنگی، برنامه‌های پیشِ روی افراد را نیز به آن‌ها یادآور می‌شود تا اعضای تیم پیش از زمان موعد برای جلسات و رویدادها آماده باشند. اطلاع از برنامه‌های آتی سازمان سبب می‌شود تا افراد برای تحویل پروژه‌ها یا حضور در جلسات برنامه‌ریزی کنند و تحت فشار و استرس قرار نگیرند.
بهبود ارتباط با مشتریان
یکی از کاربردهای این برنامه، استفاده از آن برای مدیریت ارتباطات با مشتریان است. با این کار شما می‌توانید باتوجه‌به مهلت تعیین‌شده خدمات یا محصولات خود را به مشتریان ارائه دهید و رضایت آن‌ها را جلب کنید؛ بنابراین می‌توان گفت که این ابزار در کنار بهبود برنامه‌ریزی و افزایش بهره‌وری، در زمینه ارتباط با مشتری نیز کارایی خوبی از خود نشان می‌دهد.
افزایش بهره‌وری و مدیریت ریسک
وجود یک تقویم بصری که تمام رویدادها و وقایع در آن ثبت شده باشد به شما کمک می‌کند تا بهترین تصمیم را برای اجرای پروژه‌ها بگیرید؛ زیرا با نمایش برنامه‌ها، امکان برنامه‌ریزی متناسب با زمان‌بندی ارائه‌شده وجود دارد و شما فرصت کافی دارید تا سر صبر و حوصله، ایده‌های خود را عملی کنید. آمادگی برای رویدادهای مختلف، منجر به ارائه بهترین راه‌کارها و انجام اقدامات زیرکانه می‌شود که نتیجه آن، افزایش بهره‌وری است.
نرم افزار تقویم سازمانی تودی؛ ابزاری تخصصی برای سازمان‌های حرفه‌ای
حال که با ضرورت استفاده از نرم افزار تقویم سازمانی آشنا شدید، در این بخش می‌خواهیم یکی از بهترین تقویمهای سازمانی ایرانی را به شما معرفی کنیم. تقویم سازمانی تودی کانکت بخشی از پیام‌رسان درون‌سازمانی تودی است که استفاده از آن سبب ایجاد تحولی عظیم در برنامه‌ریزی‌های کسب‌وکارتان خواهد شد. این نرم‌افزار، کاربری بسیار آسانی دارد و متناسب با نیاز و فرهنگ‌سازمانی ایرانی طراحی شده است.
تقویم سازمانی تودی به شما کمک می‌کند تا با ثبت کارهای خود در کمال آرامش به وظایف خود عمل کنید و بهره‌وری سازمان را افزایش دهید. این نرم‌افزار با سایر برنامه‌ها ادغام می‌شود و رویدادهای ثبت‌شده را به اعضای تیم اطلاع می‌دهد.
تقویم سازمانی تودی به‌آسانی روی دستگاه‌های مختلف نصب می‌شود و در هر زمان و مکانی قابل‌استفاده است. امکان سفارشی‌سازی تقویم، اتوماسیون و قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر برنامه‌ها و امکان اشتراک‌گذاری رویدادها با اعضای تیم برخی از امکانات این نرم‌افزار است.
از دیگر قابلیت‌های تقویم سازمانی تودی نیز می‌توان به امکان برنامه‌ریزی انعطاف‌پذیر اشاره کرد. به این صورت که در این برنامه شما نه‌تنها می‌توانید رویدادها را به‌صورت گروهی و عمومی منتشر کنید؛ بلکه امکان برنامه‌ریزی و تنظیم قرار ملاقات‌های فردبه‌فرد نیز برایتان فراهم شده است. ازاین‌رو با وجود این‌که تقویمهای متعددی در دنیا عرضه شده‌اند، تودی از بهترین تقویمهای سازمانی ایرانی برای ثبت رویدادهاست که برای انواع کسب‌وکارها قابل‌استفاده است.
سخن پایانی
نرم افزار تقویم سازمانی برنامه‌ای جامع و مفید برای برنامه‌ریزی رویدادهای سازمانی است. در این برنامه شما زمان برگزاری کارگاه‌های آموزشی، تحویل پروژه‌ها، تاریخ‌های مهم، برگزاری جلسات و رویدادها را ثبت می‌کنید تا پیش از موعد، نرم‌افزار زمان آن‌ها را به شما یادآوری کند. بااین‌وجود دیگر هیچ جلسه، قرار ملاقات و رویدادی از دستتان در نمی‌رود و همیشه برای برنامه‌های خود آمادگی دارید.
این تقویمهای سازمانی به‌گونه‌ای طراحی شده تا کاربران مجاز به صفحه آن دسترسی داشته باشند و با یک نگاه از فعالیت‌های پیشِ روی سازمان آگاه شوند. تقویم سازمانی تودی یکی از بهترین ابزارهای مدیریت زمان و برنامه‌ریزی در ایران است که امکانات متعدد و پیشرفته‌ای دارد. این برنامه متناسب با نیاز سازمان‌های ایرانی طراحی شده و به دلیل کاربری آسانش، سریع جای خود را در سازمان پیدا می‌کند.