با وجود شرایط به وجود آمده ویژه در جهان، شغلهای مختلف متناسب با شرایط تحمیلی این دوره خاص دستخوش تغییراتی گشته است که حوزه تشریفات نیز مستثنی از تغییرات این دوره زمانی نخواهد بود ،رعایت اصول و آداب تشریفاتی در سطوح مختلف همواره برنامه ها و شاخه های مختص به هر رویداد را داراست که نظر به تغییرات گسترده مراودات اجتماعی ، این برنامه ها نیز به تناسب تغییر کرده اند.
اولین و مهمترین سوالی که در خصوص آئین تشریفاتی در چنین موقعیتهایی که به اصطلاح پاندمیک (یا بیماری عمومی) نام دارند ، مطرح می شوند این است که ، آیا الزامی به رعایت اصول تشریفاتی در دوره بیماریهای همه گیر وجود دارد ؟ جواب مثبت است ، اصول تشریفاتی در تمامی شرایط حتی شرایط بحرانی چون پاندمیک بیماریهایی چون کرونا با تغییراتی، لازم الاجرا می باشد ،این شرایط می تواند در بحرانهای خاص دیگری همچون سیل و زلزله نیز مصداق داشته باشد ، تنها تفاوت ، تغییرات سر فصلهای تشریفات در بحرانهای مختلف است .
تعیین تطابق معیارهای اجرایی جدید درهربحران برعهده واحد مربوط به همان بحران می باشد ، بطور مثال با توجه به اپیدمی/ پاندمیک بیماری کرونا در جهان کلیه اصول تشریفاتی با توجه به معیارهای تعیین شده (( سازمان بهداشت جهانی ))
World Health Organization- به روز گردیده و قابل اجرا می باشد.
اما مسئولیت تطابق قوانین جدید برعهده چه واحدی می باشد ؟
این مهم از سوی تیم های منتخب تشریفاتی هرمحل تعیین و تدوین گشته و پس ازتائید مدیر یا رئیس تشریفات هر وزارت خانه ، اداره و سازمان و... لازم الاجرا می گردد. بطور مثال رعایت اختصاصی بهداشت فرعی و یا رعایت فاصله مناسب نفرات با یکدیگرحین گفتگو و شست وشوی مداوم محلهای مورد استفاده در محل کار و ضدعفونی وسائل کاری مرتبط با کارکنان، بصورت مستمر از ارجحیتهای سازمان بهداشت جهانی ویژه بیماری کروناست .
طبعا این اصول هر کدام بر حسب تناسب ، مورد ارزیابی تیم کارشناسی قرار گرفته و پس از اعلام نیاز و درخواست اقلام لازم توسط تیم اجرایی/پشتیبانی تهیه شده و خریداری می شود ، در همین حین نیز نظارت و ارزیابی قوانین تازه وضع گردیده کاملا برعهده اداره تشریفات سازمان است.
جهت نظارت بر عملکرد و اجرای پروتکلهای تشریفاتی/ بهداشتی محیطهای اجرایی تشریفات، و یا محل ملاقاتهای خاص تشریفاتی نیز از تیمی متشکل از واحدهای پشتیبانی و اجرایی و تشریفات، امور مربوط به اجرای کامل قوانین را جهت آماده سازی محل و کنترل امور بر عهده گرفته و شرح وظائف و تعیین مسئول هر تیم نیز توسط واحد تشریفات مشخص می گردد.
مسئول تشریفات شخصیتها
مسئول تشریفات شخصیتها ، اعم از سیاسی ، اقتصادی و ... مسئولیت سنگینتری بر عهده دارند زیرا اضافه شدن تعاریف جدید رفتار دیپلماتیک بر اساس تشریفات دوره پاندمیک باعث سردرگمی رعایت تشریفات شخصیتها گشته و تعدد آن باعث فراموشی آداب تشریفاتی عجین شده با پروتکلهای بهداشتی در ملاقاتها و مراسمهاست ، هر چند به وجود آمدن این موارد امری طبیعی است اما به یاد داشته باشیم ، حفظ مسائل بهداشتی در هر مراسم توسط افراد مهم در یک اجتماع، به عنوان الگوی جامعه نیز همواره مورد نقد بوده و زیر نگاه لنزهای کنجکاو خبرنگاران و عکاسان هستند ، بی تفاوتی شخصیتهای مختلف ورزشی ، سیاسی و اقتصادی در محافل زیادی موجب بی اعتنایی عمومی به مسئله رعایت موارد بهداشتی خاص پاندمیک کرونا گردیده است. لذا مسئولیت مدیران تشریفات شخصیتهای محبوب و شناخته شده علاوه بر حفظ سلامتی شخص،( که حتما برای یک جامعه حائز اهمیت است ) موجب فرهنگسازی عمومی نیز می شود.
آسیب دیدگی نخبگان و بزرگان یک جامعه بر اثر یک همه گیری علاوه بر نقصان عدم وجود آن شخصیت ، جامعه را از لحاظ احساسی جریحه دار نموده و آسیبهای عمومی روانی را نیز منجر میگردد. کما اینکه ضایعه از دست رفتن عزیزانی همچون مرحومان حسین شیخ الاسلام ، حاج شیخ محسن حبیبی، سیدمحمد میر محمدی و... یا هنرمندانی چون پرویز پورحسینی ، محمد انصاریان ، مهرداد میناوند وبسیاری دیگر که جزء سرمایه های ملی/معنوی این کشور بودند چادری ازاندوه عمومی/اجتماعی عمیق را در جامعه موجب شدند.
تشریفات جلسات
به این نکته باید توجه ویژه داشت که حتی المقدور دیدارهای حضوری باید بصورت مجازی صورت گیرد . در این شرایط رعایت اصول تشریفاتی منحصر به کادر دوربین شده و تشریفات سخنرانیهای رسمی تلویزیونی مقامات اجرا می گردد لذا کادر دوربین با هماهنگی عوامل فنی بر اساس نظر مدیر تشریفات تنظیم می گردد ، مواردی از قبیل محل گفتگو ، که بهتر است در محل دفتر شخصیتها با نور مصنوعی و بدون صدای اضافی باشد ، جایگاه پرچم کشور یا وزارتخانه یا سازمان ( چه پرچم بزرگ و چه پرچم کوچک) ، لیوان آب ، قلمها و کاغذها و زیر دستی مناسب ، کنترل کیفیت صدا و تصویر طرفهای گفتگو همراه با هماهنگی با عوامل فنی و حفاظتی چک گردیده و سپس گفتگو ها آغاز شود.
در صورتیکه شرایط به گونه ای بود که ملاقات باید حتما بصورت حضوری صورت بپذیرد، ابتدا به ساکن مکاتبات لازم جهت تست افراد و قرنطینه لازم قبل از انجام ملاقاتها باید صورت پذیرفته و پس از اطمینان از آلوده نبودن نفرات هیئت ،هماهنگیهای بعدی صورت پذیرد. رعایت پروتکلها در جلسات رده یک ، شامل ملاقات رهبران سیاسی و اقتصادی کشورهای مختلف با یکدیگر و یا نمایندگان درجه اول کشورها در هر رده ( سیاسی ، اقتصادی و ...) بیش از ده نفر نباید باشد و فاصله یک الی یک و نیم متری نیز با استفاده از ماسک باید حتما رعایت گردد. تعبیه تونل ضد عفونی کننده اتومات ، قرار دادن دستگاه ضدعفونی کننده دست ( با چشم الکترونیکی) ، قراردادن تعداد مناسبی ماسک استریل روشن و ساده برای موارد پیشبینی نشده ، ضدعفونی نمودن محل ملاقاتها قبل و بعد از مذاکرات ، چک نمودن بویایی محل قبل از برگزاری برای باقی نماندن بوی آزار دهنده احتمالی مواد ضدعفونی کننده و در صورت نیاز استفاده از مواد خشبو کننده بهداشتی در محیط و... از جمله مهمترین موارد تشریفاتی ملاقاتهای حضوری در دوره همه گیری بیماریهاست.
چینش میز مذاکرات
چینش میز مذاکرات جلوی هر نفر از حاضران جلسه در دوره بیماریهای واگیردار با دوره های عادی کاملا متفاوت است ، تا حد ممکن با هرهیئت هماهنگ شود تا زمان جلسه و طرح و تبادل مسائل در زمان کوتاهی انجام گردد ،استفاده از لیوانهای یکبار مصرف ساده ، شیشه های آب پلمپ شده به علاوه ضدعفونی کننده مناسب با جلسه (عمدتا شیشه ای) و همگی بدون برچسب های تبلیغاتی ، پکهای بهداشتی شامل سه ماسک، دو جفت دستکش، پنج دستمال مرطوب بسته بندی کوچک (جیبی)، درون هر پک باید جلوی هر یک از حضار تدارک دیده شده و اوراق و خودکار جهت یادداشت در جلسه ضدعفونی شده جلوی هر شخص آماده شود.
بهتر است با هماهنگی با مسئول تشریفات هر هیئت، حاضران در جلسه در صورت عدم نیاز، از قلم و یادداشت مخصوص به خود استفاده کنند، که این مهم از قبل باید با مسئولان تشریفات هیئتهای حاضر در ملاقاتها هماهنگ شود ، پذیرایی داخل جلسات حتی الامکان فقط با آب آشامیدنی باشد و از تدارک برنامه پذیرائی بین جلسات ، میهمانی شام و یا ناهار... خودداری گردد ، تهویه مناسب سالن جلسات ، رعایت ترتیب و فواصل نفرات هیئتها و رعایت تقدم میهمانان و یا میزبانان براساس پروتکلهای بین المللی جهت ورود به داخل و خارج سالن از دیگر موارد مهم مسئول تشریفات جلسات می باشد.
عکسهای تبلیغاتی
حتی المقدور از گرفته شدن عکس یادگاری خودداری گردد ، اما در صورت نیاز با حفظ فاصله و استفاده از ماسک و برای چند لحظه دو مقام ارشد در کنار هم قرار گرفته تا عکاسی لازم صورت پذیرد ، تاکید می گردد دو طرف به هیچ عنوان نباید با یکدیگر چه بصورت دست دادن ، چه با مشت و یا آرنج تماسی با هم داشته باشند ، شواهد حاکی از آنست که رعایت نکردن فاصله لازم دو مقام باعث سرایت بیماری از مقام آلوده به ویروس، به همتای خود شده است که از جمله مهمترین آنها نخست وزیر انگلیس ، آلبرت پادشاه موناکو ، وزیر بهداشت انگلیس دو عضو شورای شهر در فرانسه ، نمایندگان مجلس فرانسه ، همسر نخست وزیر کانادا و ... می باشند.
کنفرانسهای مطبوعاتی
از جمله خطرناکترین محلها برای ابتلا به کرونا در پی رعایت نکردن پروتکلهای تشریفاتی/بهداشتی کنفرانسهای مطبوعاتی قبل یا پس از ملاقاتهای مسئولان با یکدیگر و یا برگزاری کنفرانسهای خبری بصورت اختصاصی است ، ازدحام خبرنگاران برای طرح سوال ، استفاده از میکروفون مشترک در محل کنفرانس، تهویه نامناسب برای محل برگزاری کنفرانس مطبوعاتی ، نزدیکی دوربینهای فیلمبرداری و فیلمبرداران و عکاسان جهت ثبت لحظه های خبری مهم ، عدم استفاده از ماسک جهت وضوح صدای سوال کننده و ... از جمله مهمترین موارد خطر آلودگی به ویروس در محل کنفرانسهای مطبوعاتیست ، لذا برگزار نمودن کنفرانس مطبوعاتی بصورت مجازی ، برگزاری در فضای باز ، نوبتی نمودن عکاسی عکاسان و فیلمبرداران از محل خاص با رعایت فاصله و... از جمله راههای مناسب برگزاری کنفرانسهای مطبوعاتی اجباری است.
همچنین عمومیت رعایت دستورالعملهای بهداشتی در شرایط همه گیری کرونا شرط اصلی برپایی هر مراسم یا ملاقات بوده که ستاد ملی مبارزه با هر بیماری و وزارت بهداشت ، درمان و آموزش پزشکی هر کشور مسئول مستقیم آن است؛ لذا هماهنگی با هر دو ستاد و وزارتخانه اولویت هر اداره تشریفات است.
علی زنداکبری
