مکاتبات بازرگانی یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها برای هر فردی است که می‌خواهد روابط بین‌المللی موثر داشته باشد و به معامله و تجارت با دیگر کشورهای جهان بپردازد. با یادگیری اصول این مکاتبات می‌توانیم به بهترین نحو با مشتریان و شرکای تجاری خود ارتباط برقرار کنیم و روابطی بر پایه اعتماد بسازیم؛ اما چگونه باید این مهارت‌ها را آموزش ببینیم؟ چه دوره‌ای برای یادگیری مکاتبات بازرگانی مناسب است؟
باید بگوییم عوامل زیادی برای تعیین بهترین دوره مکاتبات بازرگانی بین‌المللی نقش دارند. اگر شما هم دوست دارید تعاملاتی بهینه با دیگر کشورهای جهان داشته باشید، در این مقاله با ما همراه باشید تا به بررسی جامع مکاتبات بازرگانی بین‌الملل بپردازیم؛ همچنین با دوره‌های آموزشی این مکاتبات آشنا شویم و راهکارهایی برای تشخیص بهترین آنها یاد بگیریم. در آخر نیز یکی از بهترین دوره‌های مکاتبات بازرگانی در ایران را معرفی می‌کنیم.
مکاتبات بازرگانی چیست و چه کاربردی دارد؟
منظور از مکاتبات بازرگانی (Business correspondence) هرگونه ارتباط کتبی میان کسب‌وکارها، شرکت‌ها و افراد است که در زمینه معاملات تجاری انجام می‌شود. این مکاتبات معمولا در قالب نامه‌ها، ایمیل‌ها، پیشنهادات تجاری، قراردادها، فاکتورها یا اسناد مالی و به‌طور رسمی انجام می‌شوند؛ همچنین، ممکن است میان افراد داخل یک سازمان، دو سازمان متفاوت یا یک سازمان و مشتری انجام شوند. اگر علاقه‌مند به یادگیری این مهارت‌ها هستید، باید بدانید تمامی مهارت‌های موردنیاز برای انجام تعاملات در یک دوره مکاتبات بازرگانی آموزش داده می‌شوند.
مهم‌ترین دلیل ثبت این معاملات به‌صورت کتبی، حفظ جزئیات آنها و بستن قرارداد است؛ چراکه امکان بروز اختلافات میان طرفین معامله وجود دارد و در این شرایط می‌توانیم با استناد به مکاتبات ثبت‌شده این اختلافات را حل کنیم. درادامه بیشتر با کاربردهای مکاتبات بازرگانی آشنا می‌شویم.
- با استفاده از این مکاتبات، سازمان‌ها به‌صورت حرفه‌ای با مشتری‌ها و شرکای تجاری خود ارتباط برقرار می‌کنند که اعتماد آنها به یکدیگر را افزایش می‌دهد.
- در مکاتبات بازرگانی تمامی اطلاعات تجاری به‌صورت دقیق ذکر می‌شوند که به شفافیت میان طرفین معامله کمک می‌کند.
- این مکاتبات کاربرد خوبی برای ارائه درخواست‌ها، گزارش‌های مالی و پیگیری امور اداری با نهادهای دولتی و حقوقی دارند.
- مکاتبات بازرگانی کمک بزرگی به سازمان‌دهی سفارشات و تراکنش‌ها می‌کنند و باعث ایجاد نظم در امور مختلف شرکت می‌شوند.
اگر شما هم یک کسب‌وکار دارید یا می‌خواهید در کار صادرات پیش بروید، پیشنهاد می‌کنیم با آموزش مکاتبات بازرگانی به زبان انگلیسی مهارت‌های خود را افزایش دهید؛ چراکه این مهارت‌ها به شما کمک می‌کنند تعاملات بهتری داشته باشید و موفقیت‌های بزرگی در زمینه صادرات و واردات و در بازارهای بزرگ رقابتی کسب کنید.
آشنایی با انواع مکاتبات بازرگانی
business correspondence در شکل‌های مختلف و با ابزارهای متنوعی انجام می‌شود که هریک ویژگی‌ها و کاربردهای منحصربه‌فردی دارند. با شناخت انواع مکاتبات در یک دوره مکاتبات بازرگانی، می‌توانید بهترین آنها را برای هر موقعیت تجاری انتخاب کنید و به کمک آن، نتایج موفقی از معاملات بگیرید. درادامه با اصلی‌ترین انواع مکاتبات بازرگانی آشنا می‌شویم.
نامه‌های رسمی
از کاربردی‌ترین ابزارهای مکاتبات می‌توانیم به نامه‌های رسمی اشاره کنیم که از دوران قدیم مورداستفاده قرار می‌گرفتند. در بیشتر مواقع، این نامه‌ها را با چاپ روی یک کاغذ یا با یک PDF ارسال می‌کنند که جلوه‌ای حرفه‌ای و رسمی به معاملات می‌بخشد. برخی از کاربردهای نامه‌های رسمی شامل معرفی شرکت، اعلام رسمی تصمیمات، ارائه درخواست‌ها و پیگیری امور مهم می‌شوند.
نوشتن یک نامه رسمی موفق نیاز به رعایت نکاتی کلیدی دارد که در دوره مکاتبات بازرگانی به‌صورت کامل درباره‌شان توضیح داده می‌شود. یکی از مهم‌ترین اصول در نوشتن نامه رسمی، رعایت قالب استاندارد و استفاده از زبانی دقیق، روشن و مودبانه است؛ یک نامه با ساختاری استاندارد شامل بخش‌هایی مانند سربرگ، تاریخ، آدرس گیرنده، مقدمه، بدنه، نتیجه‌گیری و امضا می‌شود.
ایمیل‌های تجاری
ایمیل‌ها روشی سریع‌تر برای انتقال اطلاعات و درخواست‌ها هستند که امروزه کاربرد زیادی در مکاتبات پیدا کرده‌اند. همچنین، این ابزارها قابلیت‌های بیشتری نسبت به نامه‌ها دارند؛ به‌عنوان مثال، شما می‌توانید به ایمیل‌ها یک فایل، عکس یا فیلم را ضمیمه کنید که در نامه این قابلیت وجود ندارد. بخش امضا در ایمیل‌ها به‌صورت الکترونیکی است و شامل نام فرستنده، عنوان شغلی و اطلاعات تماس می‌شود که در بیشتر اوقات پایین آن قرار می‌گیرد.
ایمیل‌های تجاری (به‌دلیل سرعت بالای خود) معمولا کاربرد خوبی برای درخواست‌های سریع یا ارتباطات روزانه دارند. ذخیره‌سازی ایمیل‌ها نیز به‌راحتی و به‌صورت دیجیتالی انجام می‌شود که ماندگاری آنها را بیشتر و دسترسی به‌شان را آسان‌تر می‌کند. جالب است بدانید در یک دوره مکاتبات بازرگانی معمولا تمامی جزئیات کار با ایمیل به شما آموزش داده می‌شود که به بهبود عملکردتان کمک می‌کند.
قراردادها
قراردادهای تجاری از مهم‌ترین اسناد یک معامله بین‌المللی هستند و باید با دقت و ظرافت تمام نوشته شوند. مکاتبات مربوط به قراردادها شامل تبادلاتی رسمی می‌شوند که به انعقاد یک قرارداد می‌رسند. تمامی شرایط و ضوابط دقیق همکاری، معاملات و توافقات در این اسناد ذکر می‌شوند و آنها باید جزئیات را به‌صورت کامل پوشش دهند.
در یک دوره مکاتبات بازرگانی بین‌الملل چه چیزهایی یاد می‌گیریم؟
در این دوره‌های آموزشی، اصولی برای برقراری ارتباطات تجاری بین‌المللی به‌شکل موثر آموزش داده می‌شوند. این اصول به شما کمک می‌کنند با افزایش مهارت‌های ارتباطی خود به زبان انگلیسی، معاملات جهانی انجام دهید و به موفقیت‌های بزرگ کاری برسید. درادامه به بررسی مباحثی که در کلاس‌های آموزشی مکاتبات بازرگانی بین‌الملل مطرح می‌شوند، می‌پردازیم.
اصول مکاتبات رسمی در تجارت بین‌الملل
تعدادی اصل جهانی برای مکاتبات بازرگانی وجود دارد که در این دوره آنها را یاد می‌گیرید. همچنین، با مکاتبات رسمی و غیررسمی و تفاوت آنها با یکدیگر آشنا می‌شوید و می‌آموزید که چگونه به بهترین نحو از زبان رسمی برای مکاتبات استفاده کنید؛ البته به‌دلیل امکان نیاز به استفاده از زبان غیررسمی در برخی مواقع، آن را نیز یاد می‌گیرید و می‌فهمید در هر موقعیت باید از کدام‌یک بهره ببرید.
فرهنگ و آداب مکاتبات در کشورهای مختلف
یکی از مهم‌ترین عوامل تاثیرگذار بر نتیجه معاملات، آشنایی با آداب و رسوم محلی هر کشور و یادگیری نحوه مکاتبه با هرکدام است؛ در دوره مکاتبات بازرگانی، شما این آداب را یاد می‌گیرید و با چگونگی ارتباط بر مبنای آنها آشنا می‌شوید. در آخر دوره، شما باید بتوانید تفاوت‌های فرهنگی و زبانی را در یک مکاتبه کنترل کنید تا بتوانید به بهترین شکل ارتباطات بین‌المللی خود را مدیریت کنید.
قوانین و مقررات مکاتبات بین‌الملل
برای پیشروی موثر مکاتبات و رسیدن به نتایج دلخواه باید با قوانین و مقررات آنها آشنا باشید. در این دورهها، شما با قوانین بین‌المللی برای مکاتبات بازرگانی (مانند اینکوترمز (Incoterms) و قوانین مالیاتی) آشنا می‌شوید؛ همچنین، یاد می‌گیرید که چگونه از بروز مشکلات قانونی و حقوقی جلوگیری کنید تا بهترین مکاتبات را رقم بزنید.
مهارت‌های مذاکره کتبی در سطح بین‌المللی
یکی از کارهای مهمی که باید در هر مذاکره انجام دهید، متقاعدکردن طرف مقابل است؛ در دوره مکاتبات بازرگانی تکنیک‌هایی کاربردی برای متقاعدسازی به شما آموزش داده می‌شود و شما را با نحوه صحیح پاسخ‌گویی به مکاتبات به‌شکلی موثر آشنا می‌کنند. این مکاتبات می‌تواند شامل پاسخ به پیشنهادات و انتقادات طرف مقابل یا بیان درخواست‌های تجاری از او باشد.
نحوه اخذ پروفرم و استعلام قیمت
اخذ پروفرم و استعلام قیمت از مهم‌ترین مراحل هر معامله هستند که باید پیش از انجام مکاتبات بازرگانی آنها را یاد بگیرید. منظور از اخذ پروفرم، گرفتن نوعی فاکتور اولیه و غیررسمی از فروشنده است که در آن جزئیات فروش را ذکر می‌کند. پس از تایید خریدار نیز پروفرم معمولا به قرارداد نهایی تبدیل می‌شود؛ اما استعلام قیمت پیش از تمام این کارها و به‌صورت غیررسمی برای اطلاع خریدار از هزینه‌ها انجام می‌شود؛ در این مرحله، خریدار قیمت محصولات یا خدمات را از فروشنده می‌پرسد.
چه کسانی باید در دوره مکاتبات بازرگانی شرکت کنند؟
حالا که با جزئیات این دوره بیشتر آشنا شدیم، شاید برای شما هم این سوال پیش بیاید که کلاس مکاتبات بازرگانی برای چه کسانی مناسب است؟ آیا من هم می‌توانم در این کلاس شرکت کنم؟ باید بگوییم این دوره می‌تواند برای تمام افرادی که به‌صورت مستقیم یا غیرمستقیم با معاملات داخلی یا بین‌المللی سروکار دارند، مناسب باشد. اگر بخواهیم به‌صورت دقیق‌تر بگوییم، این دوره معمولا به بهبود کار افرادی با مشاغل زیر کمک می‌کند:
- کارمندان و مدیران بازرگانی
- صاحبان کسب‌وکارهای بین‌المللی
- فعالان در حوزه واردات و صادرات
- کارکنان بخش خرید و تدارکات
- افراد فعال در زمینه حمل‌ونقل
- کارمندان امور مالی و حقوقی
- مشاوران کسب‌وکار و وکلای حقوقی
- دانشجویان رشته‌های مرتبط با بازرگانی
- علاقه‌مندان به ورود به حوزه تجارت
- کارمندان بخش روابط بین‌الملل
اگر در هریک از این مشاغل فعالیت می‌کنید یا قصد ورود به آن را دارید، پیشنهاد می‌کنیم در دوره مکاتبات بازرگانی شرکت کنید و مهارت‌های خود را افزایش دهید؛ این‌گونه می‌توانید فرصت‌های شغلی بیشتری نیز به‌دست آورید. همچنین، در مدت‌زمانی کوتاه به موفقیت‌های بزرگی در زمینه کاری خود دست خواهید یافت و حتی شاید به ارتقای شغلی برسید.
اهمیت آموزش مکاتبات بازرگانی
شرکت در کلاس مکاتبات بازرگانی بین الملل تاثیر بسزایی بر نحوه عملکرد شما دارد و یکی از مهم‌ترین راه‌های ارتقای شغل برای افراد فعال در این زمینه به‌شمار می‌رود. درصورتی‌که شما با نحوه صحیح انجام مکاتبات بازرگانی و قوانین و مقررات آن آشنا نباشید، ممکن است با مشکلات بزرگی در معامله مواجه شوید؛ درحالی‌که با شناخت آنها می‌توانید از تمامی این دشواری‌ها بپرهیزید.
همچنین، هنگامی‌که با تکنیک‌هایی برای مذاکره یا نحوه انجام دقیق مکاتبات آشنا نباشید، ریسک‌های مالی خود و شرکت را افزایش می‌دهيد. به‌منظور جلوگیری از این ریسک‌ها، باید در قرارداد خود مواردی مانند هزینه‌ها، شرایط پرداخت و زمان تحویل را با جزئیات مشخص کنید. اگر می‌خواهید بیشتر با نحوه انجام مکاتبات با کمترین ریسک آشنا شوید، می‌توانید در دوره مکاتبات بازرگانی شرکت کنید.
شرکت در دوره مکاتبات بازرگانی چه مزایایی دارد؟
دوره‌های مکاتبات بازرگانی فواید زیادی برای شرکت‌کنندگان به‌همراه دارند که درادامه به بررسی آنها می‌پردازیم:
- این دورهها به شما کمک می‌کنند مکاتباتی رسمی را به‌صورت کاملا حرفه‌ای انجام دهید و اعتماد طرف مقابل را به‌دست بیاورید.
- با شناخت و ذکر تمامی جزئیات در معامله، می‌توانید از خطرات احتمالی بکاهید و به پایداری روابط خود کمک کنید؛ چراکه با این کار احتمال بروز اختلافات به‌طور چشمگیری کاهش می‌یابد.
- استفاده از تکنیک‌های موثر برای پیشبرد مذاکرات (به‌ویژه در معاملات پیچیده تجاری) تاثیر بسزایی بر نتیجه آنها دارد؛ در دوره مکاتبات بازرگانی بین‌الملل با این استراتژی‌ها آشنا می‌شوید.
- در روابط بین‌الملل ممکن است شما با سازمان‌ها و افراد مختلفی از انواع کشورها وارد معامله شوید؛ بنابراین، باید با نحوه برخورد با انواع فرهنگ‌ها و کنترل تفاوت‌ها آشنا باشید که در دوره business correspondence آنها را می‌آموزید.
- با یادگیری آموزه‌های این دوره می‌توانید ارتباطات خود با مشتریان و شرکای تجاری را بهبود ببخشید که به عملکرد بهتر سازمان کمک می‌کند.
- با یادگیری روش صحیح مکاتبات بازرگانی و برقراری ارتباط موثر با مشتریان و شرکای تجاری، می‌توانید روابطی پایدار بسازید؛ این روابط کمک زیادی به رشد سازمان شما می‌کنند.
- وقتی کارکنان یک سازمان در دوره مکاتبات بازرگانی شرکت می‌کنند، با برخوردی حرفه‌ای و داشتن روابطی موثر روی بهبود جلوه سازمان نیز تاثیر می‌گذارند.
باتوجه به تمامی این مزایا، شرکت در دوره‌های آموزش مکاتبات بازرگانی به زبان انگلیسی یکی از بهترین انتخاب‌های هر شخص یا سازمان است؛ توجه داشته باشید که برای بهبود ارتباطات بین‌المللی خود، دوره انتخابی شما حتما باید به زبان انگلیسی باشد.
چگونه یک دوره مکاتبات بازرگانی خوب را بشناسیم؟
اکنون که می‌دانیم با شرکت در این دورهها به چه مزایایی دست می‌یابیم، این سوال ایجاد می‌شود که کدام دوره برای آموزش این مباحث بهتر است؟ یک دوره خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟ درادامه می‌خواهیم با معرفی بهترین راهکارها برای شناخت یک کلاس مکاتبات بازرگانی بین الملل خوب به این سوالات پاسخ دهیم.
بررسی محتوا و مدرس دوره
پیش از هرچیز، برای شناخت یک دوره آموزشی باید محتوای آن را موردبررسی قرار دهید؛ ببینید که آیا مباحث اصلی مربوط به مکاتبات بازرگانی به‌صورت جامع در این دوره قرار دارند یا خیر. دومین قدم در راستای شناخت دورهها نیز آشنایی با مدرس دوره مدنظر و نحوه تدریس اوست. سعی کنید دوره‌هایی را بیابید که توسط کارشناسانی باتجربه تدریس می‌شوند و از تخصص آنها در این زمینه اطمینان دارید.
انتخاب روش‌های تدریسی موثر
در دوره‌هایی شرکت کنید که به‌صورت تعاملی و گفت‌وگومحور برگزار می‌شوند؛ چراکه معمولا بازدهی افراد در این کلاس‌ها افزایش می‌یابد و به درک بهتر موضوعات پیچیده و مفاهیم سخت کمک می‌کند. برخی روش‌های تدریسی موثر شامل تمرین‌های گروهی، بحث‌های کلاسی، کارگاه‌های عملی و پروژه‌های گروهی می‌شوند.
گزینش دوره‌هایی با ساختار هدفمند
هنگام انتخاب دوره مکاتبات بازرگانی به برنامه برگزارکنندگان برای تدریس توجه کنید؛ هرچه دورهها با نظم بیشتری پیش بروند و برنامه‌ریزی‌های دقیق‌تری داشته باشند، خروجی بهتری برای مخاطبان خود دارند. همچنین، موضوعات مطرح‌شده در این دوره باید به‌صورت پله‌پله باشند و مدرس از مباحث ابتدایی شروع به تدریس کند؛ این‌گونه بازدهی شما نیز افزایش می‌یابد.
بررسی امکانات و منابع آموزشی
برای انتخاب بهترین دوره‌های مکاتبات بازرگانی باید به بررسی امکانات و منابع آموزشی آن بپردازید و مطمئن شوید منابع مناسب را در اختیار شما قرار می‌دهند. این منابع می‌توانند شامل کتاب‌ها، مقالات، ویدئوهای آموزشی و ابزارهای کمکی باشند که تاثیر زیادی بر روند آموزش دارند.
مطالعه نقد و بررسی‌ها
یکی از بهترین راه‌ها برای شناخت هر محصول یا خدمت، مشاهده نظرات دیگران درباره آن است؛ چراکه این افراد تجربه حقیقی استفاده از آن خدمات را دارند و می‌توانند به جزئیاتی مهم اشاره کنند که معمولا در معرفی آنها دیده نمی‌شود.
توجه به نحوه ارزیابی و بازخورد
مطمئن شوید که در طول دوره مکاتبات بازرگانی با برگزاری آزمون‌ها یا دیگر روش‌های موجود، موردارزیابی قرار می‌گیرید. این ارزیابی مستمر و دریافت بازخورد به شما کمک می‌کند متوجه پیشرفت خود در زمینه‌های مختلف شوید؛ همچنین، با شناخت نقاط ضعف و قوت‌تان، می‌توانید تمرکز بیشتری روی آنها بگذارید و آنها را بهبود ببخشید.
بررسی پشتیبانی دوره
برخی از دورهها دارای پشتیبانی و خدمات پس از پایان دوره هستند که مزیت بزرگی برای آنها محسوب می‌شود. سعی کنید دوره‌ای با این ویژگی را انتخاب کنید تا بتوانید با راهنمایی‌های پشتیبانی، آموخته‌های خود را به بهترین نحو در زندگی و کارتان پیاده کنید.
انتخاب دوره‌ای با مدرک معتبر
داشتن مدرک یا گواهی‌نامه‌ای از یک دوره business correspondence به ارتقای شغلی شما و افزایش اعتبار کاری‌تان کمک شایانی می‌کند؛ بنابراین، دوره‌هایی را انتخاب کنید که در پایان مدرکی معتبر به شرکت‌کنندگان‌شان ارائه می‌دهند. این مدرک باید توسط نهادهای رسمی آموزشی یا حرفه‌ای مربوطه تایید شده باشد.
در کلاس مکاتبات بازرگانی بین الملل از چه روش‌هایی برای آموزش استفاده می‌شود؟
در بیشتر مواقع، یک دوره مکاتبات بازرگانی از روش‌های متنوعی برای تدریس استفاده می‌کند؛ چراکه این کار هم به ایجاد درکی گسترده از موضوعات و هم یادگیری تمامی شرکت‌کنندگان (با هر تیپ شخصیتی) کمک می‌کند. درادامه برخی از کاربردی‌ترین روش‌های آموزشی مکاتبات بازرگانی را نام می‌بریم و توضیحاتی درباره هریک می‌دهیم.
آموزش تئوری مفاهیم
معمولا دورهها با یک آموزش تئوری شروع می‌شوند که در آن شما را با مفاهیم پایه آشنا می‌کنند تا آمادگی ورود به مباحث پیچیده‌تر را داشته باشید. ازجمله مفاهیم اصلی مکاتبات بازرگانی می‌توانیم به اصول نگارش، ساختار نامه‌های تجاری و واژگان و اصطلاحات تخصصی اشاره کنیم. این مباحث معمولا به شکل کلاس درس آموزش داده می‌شوند.
کارگاه‌های عملی
دوره مکاتبات بازرگانی به یک بخش عملی نیاز دارد تا شرکت‌کنندگان بتوانند با شبیه‌سازی موقعیت‌های مختلف کاری، آموخته‌های تئوری خود را تمرین کنند؛ با استفاده از این تکنیک درک بهتری از موضوعات پیدا خواهید کرد و با نظارت مدرس، مهارت‌های‌تان را افزایش خواهید داد. درس‌های عملی دوره‌های مکاتبات بازرگانی معمولا شامل نگارش ایمیل‌ها، نامه‌های رسمی و اسناد تجاری، قراردادها و درخواست‌های استعلام قیمت می‌شوند.
شبیه‌سازی‌هایی از مکاتبات
یکی از موثرترین روش‌هایی که در برخی دورهها از آن استفاده می‌کنند، شبیه‌سازی موقعیت‌های تجاری است. در این شبیه‌سازی شما در یک معامله قرار می‌گیرید و باید بتوانید باتوجه‌به آموخته‌های خود به بهترین نحو آن را پیش ببرید. با این کار شما نحوه صحیح مکاتبه با مشتریان و شرکای تجاری را می‌آموزید و در موقعیت‌های مشابه کاری به‌خوبی عمل می‌کنید.
مطالعه موردی (Case studies)
مطالعه موردی از دیگر روش‌هایی‌ست که در بسیاری از دورهها از آن استفاده می‌کنند. در این روش، به مطالعه موارد واقعی از مکاتبات بازرگانی می‌پردازید و جزئیات آنها را بررسی می‌کنید. با این کار، شما با چالش‌ها و موفقیت‌های دیگر شرکت‌ها و روش آنها برای انجام این مکاتبات آشنا می‌شوید و می‌توانید از تجربه عملی دیگران بهره ببرید.
تمرین‌های گروهی
ارتباط با دیگر شرکت‌کنندگان و انجام تمرینات با آنها به شما کمک می‌کند از زاویه‌های مختلفی به موضوع مدنظر بپردازید و دید وسیع‌تری از آن پیدا کنید؛ به همین دلیل، در دوره مکاتبات بازرگانی معمولا تمرین‌هایی را به‌صورت گروهی قرار می‌دهند تا افراد بتوانند با همکاری همدیگر چالش‌های مکاتبات بین‌المللی را پشت سر بگذارند.
آمادگی برای مواجهه با چالش‌ها با شرکت در دوره مکاتبات بازرگانی بین‌الملل
هنگام انجام مکاتبات بازرگانی بین‌الملل در دنیای واقعی با چالش‌هایی روبه‌رو خواهید شد که باید بتوانید با آمادگی خود آنها را پشت سر بگذارید؛ بنابراین، یکی از مباحث مهمی که در هر کلاس مکاتبات بازرگانی بین الملل با شما کار می‌شود، مشکلات احتمالی این مکاتبات و نحوه رویارویی با آن‌هاست. ازجمله چالش‌های این کار می‌توانیم به ارتباط با فرهنگ‌های متفاوت، مدیریت زمان و شفافیت در مذاکرات اشاره کنیم که درادامه توضیحات بیشتری درباره هریک می‌دهیم.
مدیریت تفاوت‌های فرهنگی و قانونی
یکی از اصلی‌ترین چالش‌ها در برقراری ارتباطات بین‌المللی، وجود فرهنگ‌ها و زبان‌های متفاوت است. در بسیاری مواقع، این تفاوت‌ها باعث ایجاد سوءتفاهم در طرفین می‌شود که کار مکاتبات را دشوار می‌کند. در اکثر دوره‌های مکاتبات بازرگانی، چگونگی صحبت به زبان‌های بین‌المللی (به‌ویژه انگلیسی) و نحوه تعامل با دیگر فرهنگ‌ها آموزش داده می‌شود. البته هنگام انتخاب دوره، به زبانی که در آن تدریس می‌شود نیز توجه داشته باشید.
از دیگر چالش‌های این مکاتبات می‌توانیم به مشکلات قانونی و حقوقی اشاره کنیم. قوانین کشورهای دنیا تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند و به همین دلیل، باید با استانداردهای بین‌المللی مکاتبات تجاری آشنا شوید. در دوره مکاتبات بازرگانی آموزش می‌بینید که چگونه با دیگر کشورهای جهان مذاکره کنید، قرارداد ببندید و اختلافات خود را حل کنید.
مدیریت زمان و نحوه انجام مذاکرات
می‌دانیم که در کشورهای مختلف جهان اختلاف زمانی وجود دارد؛ این نکته موجب بروز چالش‌هایی در زمان‌بندی برای مذاکرات و قراردادها می‌شود. با شرکت در این دورهها می‌توانید نحوه استفاده از ابزارهای مدیریت زمان و چگونگی انجام زمان‌بندی مناسب برای مکاتبات را یاد بگیرید. همچنین، می‌آموزید که چگونه مذاکراتی موثر با دیگر سازمان‌ها داشته باشید و به بهترین شکل اختلافات خود را حل کنید.
مکاتبات بازرگانی چه نقشی در برندینگ دارند؟
یکی از مهم‌ترین عوامل تاثیرگذار بر تقویت و حفظ تصویر برند شما، مکاتبات بازرگانی‌تان است. با شرکت در دوره مکاتبات بازرگانی، شما نحوه صحیح برقراری ارتباطات به‌صورت رسمی را می‌آموزید که اعتبار سازمان‌تان را پیش مشتریان، تامین‌کنندگان و شرکای تجاری افزایش می‌دهد. درادامه چگونگی تاثیرگذاری مکاتبات بازرگانی بر تصویر برند را بررسی می‌کنیم:
- هنگامی که از زبانی رسمی، درست و دقیق برای مکاتبات استفاده می‌کنید، حرفه‌ای‌بودن سازمان خود را نشان می‌دهید.
- با استفاده از قالب‌هایی استاندارد و طرح‌هایی همیشگی و هماهنگ با هویت برند، شخصیت سازمان شما شناخته می‌شود و بیشتر در یاد افراد می‌ماند.
- وقتی نحوه صحیح مکاتبات را در دوره مکاتبات بازرگانی یاد می‌گیرید، به بهترین شکل با مشتریان خود ارتباط برقرار می‌کنید. این موضوع تجربه‌ای مثبت برای مشتری می‌سازد که موجب وفاداری او و ترغیب دیگران به استفاده از محصولات و خدمات شما می‌شود.
- داشتن مکاتبات صحیح به تمایز سازمان شما با دیگر کسب‌وکارها کمک می‌کند؛ چراکه با این ارتباطات برند شما نه‌تنها به محصولات و خدمات خوب، بلکه به برتری در نحوه برقراری تعاملات نیز شناخته می‌شود.
- با برقراری تعاملاتی شفاف و دقیق، به مخاطب نشان می‌دهید که سازمان به این ارتباطات اهمیت می‌دهد و در قبال آنها مسئولیت‌پذیر است.
- هنگام مواجهه با بحران‌ها، با بهره‌گیری از مهارت‌های مکاتباتی می‌توانید ارتباطات خود را دوباره بسازید و اعتمادها را به خود بازگردانید.
باتوجه‌به تمامی این موارد، شرکت در دوره مکاتبات بازرگانی و یادگیری مهارت‌های آن به ایجاد و تقویت برند نیز کمک شایانی می‌کند.
برای مکاتبات بازرگانی بین‌الملل باید چه زبان‌هایی بلد باشیم؟
متوجه شدیم که بسیاری از دورهها به آموزش مکاتبات بازرگانی به زبان انگلیسی می‌پردازند؛ اما دلیل این موضوع چیست؟ انگلیسی به‌عنوان زبان رسمی دنیا شناخته می‌شود و اهمیت زیادی برای برقراری ارتباطات بین‌المللی دارد. اگر می‌خواهید با دیگر کشورهای جهان مکاتبات بازرگانی داشته باشید، باید کاملا به این زبان مسلط باشید و بتوانید تمامی متون انگلیسی را به‌صورت رسمی بنویسید.
به‌غیر از زبان انگلیسی، می‌توانید از زبان‌هایی مانند فرانسوی، اسپانیایی، آلمانی یا چینی (بسته به کشور موردنظر) استفاده کنید. توجه داشته باشید که یادگیری این زبان‌ها شاید در موقعیت‌هایی خاص به کمک شما بیایند؛ اما زبان انگلیسی تقریبا برای هر موقعیتی الزامی‌ست. همچنین، مراقب باشید که هنگام به‌کاربردن زبان‌های بین‌المللی حتما ترجمه‌ای دقیق انجام دهید و از زبان ساده و روشن برای مکاتبات استفاده کنید.
بهترین دوره آموزش مکاتبات بازرگانی در آموزشگاه عصر شبکه
در این مقاله به بررسی جامع مکاتبات بازرگانی بین‌الملل و دوره‌های آن پرداختیم و راهکارهایی برای یافتن بهترین دوره مکاتبات بازرگانی ارائه کردیم. در این دورهها نحوه برقراری ارتباطات موثر با مشتریان، تامین‌کنندگان و شرکای تجاری آموزش داده می‌شود و آنها راهکاری عالی برای بهبود روابط کاری سازمان‌ها هستند. اگر شما هم دوست دارید تجارت‌های بین‌المللی انجام دهید و با دیگر کشورهای جهان روابط کاری موثر برقرار کنید، بهتر است همین حالا آموزش مکاتبات بازرگانی را شروع کنید.
یکی از تاثیرگذارترین عوامل بر نحوه یادگیری در دوره‌های مکاتبات بازرگانی، موسسه و مدرس انتخابی است؛ به همین دلیل، پیشنهاد می‌کنیم پیش از انتخاب آنها به‌صورت کامل تحقیق کنید. از بهترین آموزشگاه‌هایی که به تدریس مکاتبات بازرگانی می‌پردازند، می‌توانیم به موسسه عصر شبکه اشاره کنیم. این موسسه با ۲۰ سال سابقه فعالیت خود، تیمی متخصص را برای آموزش انواع مباحث مربوط به کسب‌وکار جمع‌آوری کرده‌است.
در دوره مکاتبات بازرگانی بین‌الملل این آموزشگاه (که به زبان انگلیسی آموزش داده می‌شود) شما با تمامی مباحث این مکاتبات آشنا می‌شوید؛ همچنین، مهارت‌های ارتباطی خود را افزایش می‌دهید و در آخر نیز مدرکی معتبر از موسسه دریافت می‌کنید که برای به‌دست‌آوردن فرصت‌های شغلی جدید مناسب است. اگر شما هم به یادگیری جامع مکاتبات بازرگانی در دوره‌های این موسسه علاقه دارید، می‌توانید به وبسایت عصر شبکه مراجعه فرمایید.